Ai chịu trách nhiệm nếu vật tư giao không đúng cam kết?

Khi xây nhà, vật tư giao sai thương hiệu, sai quy cách, thiếu số lượng hoặc không đạt chất lượng là vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến độ bền, thẩm mỹ, tiến độ và chi phí công trình.

Tuy nhiên, trách nhiệm không mặc định luôn thuộc về nhà thầu hoặc chủ nhà. Muốn xác định chính xác phải xem bên nào có nghĩa vụ mua và cung cấp vật tư theo hợp đồng, ai là người phê duyệt việc thay đổi và vật tư sai đã được đưa vào thi công hay chưa.

Nguyên tắc dễ hiểu nhất là:

Bên nào chịu trách nhiệm cung cấp vật tư thì bên đó phải chịu trách nhiệm chính khi vật tư không đúng cam kết.

1. Nhà thầu cung cấp vật tư: nhà thầu phải chịu trách nhiệm

Đối với hợp đồng xây nhà trọn gói hoặc hợp đồng xây thô có vật tư, nếu nhà thầu cam kết cung cấp thép, xi măng, gạch, dây điện, ống nước, sơn, thiết bị vệ sinh hoặc các vật liệu khác thì nhà thầu phải giao đúng:

• Thương hiệu đã thống nhất.
• Chủng loại và mã sản phẩm.
• Quy cách, kích thước, cấp chất lượng.
• Xuất xứ và tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Số lượng cần thiết.
• Thời điểm phục vụ thi công.

Nếu hợp đồng ghi thép của một thương hiệu cụ thể nhưng nhà thầu tự ý đưa thương hiệu khác vào công trình; ghi dây điện đúng tiết diện nhưng giao loại nhỏ hơn; hoặc ghi sơn ngoại thất nhưng sử dụng sơn nội thất, thì đây là hành vi thực hiện không đúng cam kết.

Nhà thầu phải dừng sử dụng, đưa vật tư không phù hợp ra khỏi công trường và thay thế bằng vật tư đúng thỏa thuận. Chi phí vận chuyển, đổi trả, tháo dỡ và làm lại do nhà thầu chịu nếu nguyên nhân xuất phát từ việc mua hoặc sử dụng sai của nhà thầu.

Nếu việc giao sai làm chậm tiến độ hoặc gây thiệt hại, trách nhiệm phạt vi phạm và bồi thường sẽ căn cứ vào hợp đồng và thiệt hại thực tế. Phạt vi phạm phải được các bên thỏa thuận; hai bên cũng có thể thỏa thuận vừa phạt vi phạm vừa bồi thường thiệt hại.

2. Chủ nhà tự mua vật tư: chủ nhà chịu trách nhiệm về việc cung cấp

Nếu hợp đồng quy định chủ nhà tự mua gạch, sơn, cửa, thiết bị vệ sinh hoặc các vật liệu khác thì chủ nhà có trách nhiệm:

• Mua đúng quy cách mà kỹ thuật đã hướng dẫn.
• Giao đúng thời điểm.
• Bảo đảm đủ số lượng.
• Cung cấp sản phẩm không bị lỗi hoặc hư hỏng.
• Xử lý việc đổi trả với nhà cung cấp.

Ví dụ, chủ nhà tự mua gạch lát nhưng giao sai kích thước, mua thiếu số lượng hoặc sản phẩm khác mã đã duyệt, thì chi phí đổi trả và ảnh hưởng tiến độ thường thuộc trách nhiệm của chủ nhà.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa đội thi công được quyền sử dụng bất kỳ vật liệu nào được giao đến.

Nhà thầu vẫn phải kiểm tra vật tư trước khi đưa vào công trình. Nếu phát hiện vật liệu sai quy cách, không phù hợp thiết kế hoặc có dấu hiệu không bảo đảm chất lượng, nhà thầu cần thông báo và từ chối sử dụng. Công tác quản lý chất lượng, thi công và nghiệm thu công trình được điều chỉnh trong hệ thống quy định về quản lý chất lượng xây dựng, trong đó Nghị định 06/2021/NĐ-CP là văn bản nền tảng hiện hành.

Nếu nhà thầu biết vật tư không phù hợp nhưng vẫn tự ý thi công, làm phát sinh hư hỏng thì trách nhiệm có thể không còn thuộc riêng chủ nhà. Lúc này cần xem xét lỗi của cả bên cung cấp và bên đã chấp nhận sử dụng.

3. Chủ nhà chọn thương hiệu, nhà thầu đứng ra mua

Đây là hình thức khá phổ biến trong hợp đồng trọn gói. Chủ nhà lựa chọn mẫu mã hoặc thương hiệu, còn nhà thầu chịu trách nhiệm đặt hàng, thanh toán, vận chuyển và đưa vật tư đến công trình.

Trong trường hợp này, nhà thầu vẫn là bên chịu trách nhiệm cung cấp đúng cam kết.

Ví dụ, chủ nhà đã duyệt:

• Gạch đúng mã và đúng kích thước.
• Sơn đúng thương hiệu và đúng dòng sản phẩm.
• Thiết bị vệ sinh đúng model.
• Cửa đúng hệ nhôm, độ dày và loại kính.
• Dây điện đúng thương hiệu, tiết diện.

Nhà thầu không được tự ý thay thế bằng loại khác chỉ vì giá thấp hơn, thiếu hàng hoặc thuận tiện mua hơn.

Trường hợp sản phẩm đã ngừng sản xuất hoặc không còn hàng, nhà thầu phải thông báo và đề xuất sản phẩm tương đương. Chỉ khi chủ nhà đồng ý bằng văn bản, tin nhắn xác nhận hoặc phụ lục hợp đồng thì mới được thay đổi.

“Tương đương” không được hiểu là nhà thầu tự đánh giá rồi tự thay.

4. Nhà cung cấp giao sai thì ai làm việc với nhà cung cấp?

Điều này phụ thuộc vào người đứng tên mua hàng.

Nếu nhà thầu đặt hàng và thanh toán, nhà thầu phải làm việc với đại lý để đổi trả. Chủ nhà không phải tự đi giải quyết với nhà cung cấp.

Nếu chủ nhà trực tiếp đặt hàng và thanh toán, chủ nhà là người yêu cầu đại lý đổi sản phẩm. Nhà thầu có trách nhiệm hỗ trợ xác định quy cách kỹ thuật và lập biên bản nếu vật tư không phù hợp.

Trường hợp nhà thầu giới thiệu cửa hàng nhưng chủ nhà tự ký đơn và thanh toán, hợp đồng cần ghi rõ nhà thầu chỉ giới thiệu hay chịu trách nhiệm luôn về chủng loại, khối lượng và tiến độ giao hàng. Không nên để trách nhiệm ở trạng thái mập mờ.

5. Phải làm gì khi phát hiện vật tư giao không đúng?

Vật tư sai cam kết không nên được đưa vào sử dụng với lý do “làm trước rồi tính sau”. Quy trình xử lý nên gồm:

Dừng nhập hoặc dừng thi công: Tách riêng vật tư chưa đạt, không để đội thợ sử dụng nhầm.

Đối chiếu hồ sơ: So sánh với hợp đồng, phụ lục vật tư, báo giá, mẫu đã duyệt và phiếu giao hàng.

Ghi nhận hiện trạng: Chụp hình bao bì, nhãn sản phẩm, mã lô, số lượng và vị trí giao nhận.

Lập biên bản: Ghi rõ vật tư nào sai, sai ở điểm nào, bên chịu trách nhiệm và thời hạn thay thế.

Kiểm định khi cần thiết: Với thép, bê tông, dây điện, vật liệu chống thấm hoặc sản phẩm ảnh hưởng kết cấu, có thể cần hồ sơ chất lượng hoặc kiểm tra chuyên môn.

Chỉ nghiệm thu khi đạt yêu cầu: Không ký xác nhận vật tư đã đạt nếu chưa kiểm tra đầy đủ.

Trong tranh chấp hợp đồng xây dựng, pháp luật hiện hành nhấn mạnh việc tôn trọng nội dung hợp đồng và những cam kết được xác lập trong quá trình thực hiện. Nghị định 210/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2026 cũng quy định phương thức giải quyết tranh chấp do các bên thỏa thuận và các nghĩa vụ không bị ảnh hưởng vẫn cần tiếp tục thực hiện.

6. Hợp đồng phải ghi thế nào để bảo vệ chủ nhà?

Một bảng vật tư tốt không nên chỉ ghi “thép loại tốt”, “sơn cao cấp” hoặc “thiết bị khá”. Hợp đồng nên có:

• Tên thương hiệu.
• Mã hoặc dòng sản phẩm.
• Kích thước và quy cách.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Đơn vị cung cấp.
• Mức giá hoặc định mức lựa chọn.
• Hồ sơ chất lượng cần giao.
• Quy trình duyệt mẫu.
• Quy định không được tự ý thay thế.
• Thời hạn đổi vật tư sai.
• Người chịu chi phí tháo dỡ, vận chuyển và làm lại.
• Cách xử lý khi vật tư ngừng sản xuất.
• Trách nhiệm khi giao chậm ảnh hưởng tiến độ.

Chủ nhà cũng nên yêu cầu kiểm tra vật tư đầu vào theo từng giai đoạn, thay vì chờ đến khi công trình hoàn thiện mới kiểm tra. Nhiều vật liệu sau khi đã đổ bê tông, tô tường hoặc đóng trần sẽ không còn quan sát được.

Minh bạch vật tư để xây nhà an tâm

Tại Xây Dựng Ánh Dương Tây Ninh, nguyên tắc cần được áp dụng là vật tư phải đúng với bảng cam kết, được kiểm tra trước khi sử dụng và không tự ý thay đổi khi chưa có sự đồng ý của chủ nhà.

Nếu nhà thầu cung cấp sai, nhà thầu phải đổi và chịu trách nhiệm. Nếu chủ nhà tự mua sai, nhà thầu cần thông báo trước khi thi công. Nếu cả hai bên đã thống nhất thay đổi, việc điều chỉnh phải được ghi nhận rõ ràng.

Vật tư đúng ngay từ đầu không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn bảo vệ chất lượng, tiến độ và quyền lợi lâu dài của gia đình.